SISTEM PENYIMPANAN SURAT

SISTEM PENYIMPANAN SURAT

A.      SISTEM NOMOR (NUMBERIC SYSTEM)

       Di dalam sistem nomor ada 4 macam

1.    Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

     Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang     bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah

a.    Perlengkapan yang diperlukan :

-       Filling cabinet

-       Guide

-       Folder

b.   Daftar klasifikasi nomor

c.    Kartu kendali

Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.

Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu

-       Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor

-    Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama

-    Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.

Guna daftar klasifikasi adalah

-       Sebagai pedoman pemberian kode surat

-       Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet

-       Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide

-       Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder

-       Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan

Cara penyimpanan surat

-       Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya

-       Memberi kode surat

-       Mencatat surat kedalam kartu kendali

-       Mencatat surat pada kartu indeks

-       Menyimpan surat

-       Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan

-       Menyimpan kartu kendali

2.    Sistem nomor menurut Terminal Digit

     Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.

     Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah

-       Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)

-       Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

-       Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut

a.    Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide

b.    Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder

c.    Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder

-       Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

3.    Sistem Nomor Middle Digit

     Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

4.    Sistem nomor Soundex (phonetic system)

     Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.

     Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

B.       SISTEM GEOGRAFIS / WILAYAH (GEOGRAFIS SYSTEM)

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini

-       Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.

-       Penyimpanan surat melalui prosedur

a.    Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.

b.   Membaca surat

c.    Memberi kode surat

d.   Mencatat surat pada kartu kendali

e.    Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing

f.    Menyimpan surat

g.   Menyimpan kartu kendali

-       Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

Penyusunan dengan system wilayah (geografi) digunakan untuk

1.         Perusahaan yang memiliki cabang diberbagai lokasi seperti bank, asuransi, dan otomotif

2.         Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi diprovinsi tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian berkas arsip dinamis disusun menurut provinsi tempat perusahaan beroperasi.

3.         Perusahaan Utilitas semacam perusahaan  gas, listrik, telepon, air dimana nomor dan nama jalan merupakan hal penting bila timbul masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor.

4.         Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki daftar tanah dan bangunan yang disusun menurut daerah.

5.          Penjualan melaluil pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar, yang menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut ancangan geografis.

6.         Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu.

7.         Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut propinsi, kabupaten, atau koktamadya, kecamatan, atau pembagian geografis lainnya (misalnlya Kawasan Indonesias Timur)

8.         Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian menyebarkannya menurut pembagian geografi.

9.          Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar negeri, termasuk di dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia.

10.     Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.

11.     Lembaga yang memeiliki kegiatan khusus khas serta cabang yang tersebar di berbagai tempat di Indonesia seperti gereja. Menjid, atau Yayasan social.

Prosedur dalam menerapkan Filing Sistem Wilayah

1.    Merancang Klasifikasi Wilayah

Dibuat dengan tujuan agar dalam mencari kembali surat dapat dilakukan dengan cepat.

DAFTAR KLASIFIKASI

B- 1      = Bandung                               J-1       = Jakarta

     2      = Banjarmasin                             2     = Jambi

     3      = Bogor

C- 1      = Cianjur                                  M-1     = Malang

     2      = Cilacap                                      2     = Medan

Kartu Klaper

Baik surat masuk maupun surat keluar dibuat kartu klaper yang disesuaikan dengan isi surat masuk atau keluar tanpa menyimpang dari daftar klasifikasi untuk kode wilayah tersebut.

Contoh kartu klaper surat masuk

No Urut	Nomor Surat	Tanggal Surat	Perusahaan / Instansi	Isi surat
01	1134 AW/SMK-IBG/I/2008	24/1/2008	SMK INFORMATIKA BINA GENERASI PT ANGKA WIJAYA SENTOSA	Pemberian izin Praktek industri kpd mhsiswa BEC

2.    Menyiapkan jenis perlengkapan

-       Filing Cabinet: untuk menyiapkan guide serta folder dalam laci-laci filing cabinet, disesuaikan dengan surat yang akan disimpan sesuai dengan wilayah masing-masing. Misalnya, laci untuk daerah Sumatra, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, dll.

-       Guide, Jumlah guide disesuaikan dengan jumlah daerah yang   berkaitan dengan surat yang berkaitan dengan surat-surat yang disimpan.

-       Map (folder): Disediakan sebanyak cabang-cabang atau langganan yang ada.

-       Rak Penyortir : untuk penyortir surat-surat yang akan disimpan

-       Rak kartu Klaper : untuk menyimpan kartu klaper, kartu ini disimpan disesuaikan dengan urutan A sampai dengan Z, ataupun disesuaikan dengan jumlah kartu yang akan  disimpan. Bentuknknya hamper sama dengan Rak kartu Indeks.

3.    Menyimpan dan menemukan kembali arsip

4.    Pemberian Kode Surat

Setiap surat yang masuk hendaknya dibaca dengan teliti, sehingga dapat diketahui dari daerah mana surat tersebut dikirim. Sehingga mempermudah menentukan kode kartu klaper

5.    Penyimpanan Surat

     Sisterm wilayah menghendaki agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama disimpan ditempat yang sama.

6.    Penyimpanan filing system wilayah murni

     Contoh: pada daerah Jawa Barat sebagai pembagian utama dan Bandung sebagai pembagian pembantu.

7.    Penyimpanan filing system wilayah yang memadukan dengan Filing system abjad. Contoh: Bandung tertera sebagai jududl pada guide, sedangkan surat disusun dari surat yang pertama dengan abjad Ba, Ce, Ha, In (Bank, Bali, Hotel Braga,Universits Indonesia)

8.    Penemuan kembali arsip

Prosedur pencarian atau penemuan  kembali arsip hendaknya melalui prosedur sebagai berikut;

1.    Membuka rak kartu indeks atau kartu kaper.

2.    Setelah mengetahui kode kartu klaper, misalnya kartu klaper dengan kode B-2 maka langkah berikutnya mencari surat yang berasal dari daerah Bandung. Maka secara cepat dapat ditemukan surat dari PT Sinar Terang Bandung

Pemberkasan geografi memiliki keuntungan dan kerugian yaitu :

·       Keuntungan

1.      Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks

2.      Penentuan lokasi berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya megetahui  subjek yang dibahas

3.      Manajer pemasaran dapat menilai keberhasilan atau kegagalan tenaga pemasaran yang berada di berbagai daerah bila berkas disusun menurut berkas geoegrafi. Manajer pemasaran dapat mengambil garis haluan (polity) yang cocok untuk masing-masing daerah berdasarkan analisis informasi daerah yang terdapat di berkas masing-masing.

4.      Perkiraan visual aktivitas berkas dalam sebuah kawasan dapat segera diketahui berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun dengan mudah.

·       Kerugiannya:

1.    Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan geografi dan berkas  abjad untuk indeks. Indeks ini merupakan sarana rujukan yang baik dan cepat.

2.    Bila perorangan atau badan memiliki dua alamat. Manajer arsip dinamis harus menyusun rujukan ke kedua alamat.

3.    Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama (misalnaya Blitar untuk Jawa Timur dan Lampung) dan nama jalan yang sama yang  terletak di suatu kota atau beberapa kota ( misalnya jalan Pahlawan Revolusi ) untuk mengatasi kendala ini. Pemakai perlu menggunakan buku rujukan semacam kamus geografi dan atlas untuk mengetahui lokasi yang pasti. Sebagai contoh pemakai harus mengetahui secara tepat lokasi yang dimaksud misalnya Nagoya (di jepang ataukah di pulau Batam), Glenmore (di Banyuwangi ataukah di Irlandia). Juga terdapat beberapa kota  yang semula merupakan tempat yang kurang terkenal namun kini mulai terkenal. Nama tempat semacam itu misalnya Pendopo (Riau), Tembaga Pura (Irian Jaya). Timika (Irian Jaya), atau Kuala Kencana (Irian Jaya).

4.    Untuk memperoleh hasil yang lebih baik, metode hendaknya digabungkan dengan metode alfabetis atau numeric.

C.      SISTEM TANGGAL (CHRONOLOGIS SYSTEM)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)

Yang diperlukan untuk sistem ini adalah

-     Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.

-     Pembagian sistem tanggal

a.    Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)

b.   Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)

c.    Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)

-     Susunan guide dan folder dalam filling cabinet

a.    Laci menggambarkan tahun

b.   Guide menggambarkan bulan

c.    Folder menggambarkan tanggal

Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b. Mencatat surat pada kartu kendali

c. Menyimpan surat.