BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Perkembangan
dan dinamika kehidupan modern memicu upaya peningkatan dan pengembangan
kreatifitas yang terus menerus dalam rangka efektifitas dan efisiennya suatu
kegiatan sebuah organisasi untuk mencapai hasil optimum yang menjadi tujuan
organisasi tersebut, baik organisasi yang berskala besar maupun berskala kecil,
kegiatan ini membutuhkan pengaturan yang baik, yang lebih umum dikenal dengan
sebutan manajemen.Manajemen dalam pengertian umum adalah sebagai proses
pemakaian sumberdaya secara efektif untuk mencapai sasaran yang telah
ditentukan, pengertian lain bahwasanya manajemen adalah proses untuk mencapai
tujuan – tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan dari empat fungsi utama
yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading),
dan mengendalikan (controlling). Dengan demikian, manajemen adalah sebuah
kegiatan yang berproses secara berkesinambungan sebagai suatu sirkulasi dalam
sebuah organisasi. Sedangkan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) menurut
Melayu SP.
Hasibuan
Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja
secara efisien dan efektif sehingga tercapai tujuan bersama perusahaan,karyawan
/ pegawai dan masyarakat. Pengertian lain menurut Achmad S. Rucky MSDM adalah
penerapan secara tepat dan efektif dalam proses akusis, pendayagunaan,
pengembangan dan pemeliharaan personil yang dimiliki sebuah organisasi secara
efektif untuk mencapai tingkat pendayagunaan sumber daya manusia yang optimal
oleh organisasi tersebut dalam mencapai tujuan-tujuannya. Sedangkan menurut
Henry Simamora MSDM adalah sebagai pendayagunaan, pengembangan, penilaian,
pemberian balasan jasa dan pengelolaan terhadap individu anggota organisasi
atau kelompok bekerja. MSDM juga menyangkut desain dan implementasi system
perencanaan, penyusunan personalia, pengembangan karyawan / pegawai, pengeloaan
karir, evaluasi kerja, kompensasi karyawan / pegawai dan hubungan perburuhan
yang mulus.
Pengertian
diatas menggambarkan bahwa manajemen sumberdaya manusia merupakan sebuah ilmu
yang dapat dipelajari oleh semua orang yang didalamnya terdapat proses-proses
berkesinambungan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan , akan
tetapi dalam penerapannya membutuhkan kemampuan seni pengelolaan yang baik,
karena kita disini dihadapkan dengan manusia sebagai komponen manajemen itu
sendiri yang dipandang sebagai asset yang unik karena antara individu pasti
memiliki perbedaan dan sudah tentu memiliki tingkat berpikir dan pemahaman yang
variatif Dalam hal perbedaan antara individu inilah diperlukan bagaimana kita
dapat mengelolanya menjadi sebuah kekuatan positif sehingga dapat
menciptakan suasana positif pula untuk mencapai tujuan organisasi seperti yang
diharapkan. Ketika kita sedang menghadapi pekerjaan dan tuntutan lingkungan
yang selalu berubah, atau juga karena tambahan tugas yang dibebankan oleh
atasan kepada kita, bukan tidak mungkin hal ini menjadi beban tersendiri bila
tidak sesuai dengan tugas kita yang pada akhirnya bukan tidak mungkin pula ini
akan menghambat pencapaian sasaran dan tujuan organisasi, oleh karenanya dalam
rangka tercapainya tujuan organisasi yang efektif dan efisien sangat diperlukan
uraian tugas bagi masing-masing personalia dalam sebuah organisasi.
Oleh karena itu sebuah organisasi
seharusnya melakukan analisis pekerjaan dalam rangka efektifitas dan efisiennta
kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Bertolak dari
latar belakang di atas maka penulis
pada kesempatan ini menulis makalah yang berjudul :
“Perlunya Job Description Dalam Organisasi Sekolah”
B.
RUMUSAN
MASALAH
Berdasarkan uraian di atas, penulis
merumuskan masalah dalam makalah ini sebagai berikut : “Seberapa perlukah
Job Description (Uraian Pekerjaan) dalam sebuah organisasi “
C.
BATASAN
MASALAH
Karena mengingat luasnya ruang
lingkup pembahasan mengenai “Organisasi” maka dalam penulisan ini penulis
membatasi pembahasan pada lingkup Organisasi Sekolah
D. TUJUAN PENULISAN
Tujuan dari penulisan makalah ini
adalah sebagai berikut: “Untuk mengetahui perlunya Job Description dalam sebuah
organisasi sekolah
BAB
II
KAJIAN
TEORI
A.
MANAJEMEN
DAN FUNGSINYA
Dalam
keseharian kita sering menjumpai orang mengidentikkan antara manajemen dan
administrasi, dalam kamus besar bahasa Indonesia sendiri pengertian manajemen
hampir sama dengan dengan pengertian administrasi, manajemen ditafsirkan
sebagai proses pemakaian sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran yg
telah ditentukan; penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran,
sedangkan administrasi adalah
1. Segala usaha bersama untuk mendayagunakan semua sumber
secara efektif dan efisien;
2. Kegiatan-kegaitan
yg berupa kerangka kerja dr kebijakan yg dikeluarkan oleh manajer; tata usaha.
Namun
meskipun mengandung persamaan akan tetapi terdapat perbedaan bahwa dalam
manajemen terdapat rangkaian proses, terdapat sumber daya baik manusia maupun
non manusia, serta memiliki tujuan ataupun sasaran yang telah ditentukan,
sehingga manajemen ruang lingkupnya lebih luas dari administrasi. Pengertian
lain dari manajemen disampaikan oleh Kathryn.
M.
Bartol dan David C. Martin yang dikutip oleh A.M. Kadarman SJ dan Jusuf Udaya
(1995) memberikan rumusan bahwa “Manajemen adalah proses untuk mencapai
tujuan – tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan dari empat fungsi utama
yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading),
dan mengendalikan (controlling). Sedangkan dari Stoner sebagaimana dikutip oleh
T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa “Manajemen adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota
organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan”.
Dari
ketiga pengertian di atas jelas bahwa, manajemen adalah proses yang dilakukan
untuk menggunakan sumber daya yang ada agar lebih efektif dan efisien dalam
rangka pencapaian sasaran dan tujuan organisasi yang ditetapkan. Fungsi
Manajemen Banyak para ahli yang mengemukakan pendapatnya tentang fungsi
dari manajemen itu sendiri berdasarkan sudut pandang masing-masing,
diantaranya: Menurut G.R. Terry terdapat empat fungsi manajemen, yaitu :
a. Planning
(Perencanaan)
b. Organizing
(Pengorganisasian)
c. Actuating
(Pelaksanaan) dan
d. Controlling
(Pengawasan)
Sedangkan menurut Henry Fayol terdapat lima fungsi
manajemen, meliputi :
a. Planning
(Perencanaan)
b. Organizing
(Pengorganisasian)
c. Commanding
(Pengaturan)
d. Coordinating
(Pengkoordinasian) dan
e. Controlling
(Pengawasan)
Sementara itu, Harold Koontz dan Cyril O’ Donnel
mengemukakan lima fungsi manajemen, mencakup :
a. Planning
(Perencanaan)
b. Organizing
(Pengorganisasian)
c. Staffing
(Penentuan staf)
d. Directing
(Pengarahan) dan
e. Controlling
(Pengawasan)
Selanjutnya, L. Gullick mengemukakan tujuh fungsi manajemen,
yaitu :
a. Planning
(Perencanaan)
b. Organizing
(Pengorganisasian)
c. Staffing
(Penentuan staf)
d. Directing
(Pengarahan)
e. Coordinating
(Pengkoordinasian)
f. Reporting
(Pelaporan) dan
g. Budgeting
(Penganggaran)
Meskipun
terdapat beberapa perbedaan dalam pandangannya yang sifatnya melengkapi
pendapat yang lain akan tetapi terdapat persamaan yang mendasar dari semua
pendapat tersebut di atas bahwa manajemen secara umum memiliki fungsi yang
meliputi :
a. Perencanaan
(Planning)
b. Pengorganisasian
(Organizing)
c. Pelaksanaan
(Actuating) dan
d. Pengawasan
(Controlling)
B.
MANAJEMEN
SUMBER DAYA MANUSIA
Manajemen
sumber daya manusia dewasa ini menjadi faktor dominan diera perubahan teknologi
yang semakin canggih, para ahli telha memberikan definisi tersendiri dari
berbagai sudut pandang masing-masing tentang manajemen sumber daya manusia,
diantaranya : Melayu SP. Hasibuan mendefinisikan bahwa manajemen sumber
daya manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga
kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan
/ pegawai dan masyarakat.
Sedangkan
Mutiara S. Panggabean memberikan pengertian bahwa manajemen sumber daya
manusia adalah proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pimpinan
dan pengendalian kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan analisis pekerjaan,
evaluasi pekerjaan, pengadaan, pengembangan, kompensasi, promosi dan pemutusan
hubungan kerja guna mencapaitujuan yang telah ditetapkan.
Dari
dua pengertian di atas memberikan gambaran bahwa betapa pentingnya manajemen
sumber daya manusia dalam sebuah organisasi dimana semua lini dalam organisasi
tersebut memiliki keterkaitan guna pencapaian tujuan organisasi yang lebih
efektif dan efisien. Jika kita menelaah lebih seksama dari pengertian di atas,
bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan proses yang kontinu, dan bila
kita menitik beratkan pembahasan bahwa dalam MSDM sangat erat kaitannya dengan
perencanaan dan pengorganisasian, dimana organisasi harus mampu merencakan dan
dan mengorganisasikan sumber daya manusia yang ada dalam sebuah organisasi.
Hal
ini menjadi sangat penting karena kemampuan dalam mengelola sumber daya manusia
yang ada dalam organisasi akan mempengaruhi keberhasilan organisasi tersebut
dalam mencapai tujuan yang diharapkan. Kesalahan dalam mengorganisir baik itu
penempatan sumberdaya manusia yang ada maupun kelebihan atau kekurangan sumber
daya manusia sangat jelas akan berdampak pada kelancaran organisasi tersebut. Menurut
Nkomo (1980) evolusi manajemen SDM melewait tiga tahap, yaitu ;
1.
Defenisi Stage
Yaitu
ketika manajer personalia menyelenggarakan programprogaram yang kurang
memberikan manfaat untuk kengurangi kekacauan karyawan / pegawai dan
kemungkinan perpecahan.
2.
Perencanaan Manpower
Dalam
tahap ini digunakan kebutuhan pekerja dan perekrutan seleksik, training untuk
menjamin terpenuhinya target manpower.
3.
Manajemen SDM Strategis
Ketika
manajer SDM seharusnya lebih proaktif dalam memecahakan masalah manajemen perusahaan
dan dalam memberikan kontribusi efektivitas organisasional yang lebih besar.
C.
ORGANISASI
SEKOLAH
Organisasi
secara umum dapat diartikan memberi struktur atau susunan yakni dalam /
penempatan orang-orang dalam satu kelompok kerjasama, dengan maksud menmpatkan
masing-masing. Penentuan struktur, hubungan tugas dan tanggung jawab itu
dimaksudkan agar tersusun suatu pola kegiatan untuk menuju kepada tercapainya
tujuan bersama. Sekolah sebagai suatu lembaga pendidikan yang didalamnya
terdapat kepala sekolah, guru-guru, pegawai tata usaha, dsb., dan murid-murid,
memerlukan adanya organisasi yang baik agar jalannya sekolah itu lancar menuju
kepada tujuannya.
Menurut
sistem persekolahan dinegara kita pada umumnya kepala sekolah merupakan jabatan
yang tertinggi disekolah itu sehingga dengan demikian kepala sekolah memegang
peranan dan dan pimpinan segala sesuatunya yang berhubungan dengan tugas
sekolah kedalam maupun keluar. Maka dari itu, dalam struktur organisasi sekolah
pun kepala sekolah biasanya didudukkan ditempat paling atas.
Faktor
lain yang menyebabkan perlunya organisasi sekolah yang baik adalah karena
tugas-tugas guru tidak hanya mengajar saja; juga pegawai-pegawai tata usaha,
pesuruh dan penjaga sekolah, dan lain-lain. Semuanya harus bertanggung jawab
dan diikutsertakan dalam menjalankan roda sekolah itu secara keseluruhan.
Dengan demikian agar jangan terjadi overlapping (tabrakan) dalam memegang atau
menjalankan tugasnya masing-masing, diperlukan organisasi sekolah yang baik dan
teratur. Dengan organisasi sekolah yang baik dimaksudkan agar pembagian tugas
dan tanggung jawab dapat merata kepada semua orang sesuai dengan kecakapan dan
fungsinya masing-masing.
Tiap
orang mengerti dan menyadari tugasnya dan tempatnya dalam struktur organisasi
itu. Dengan demikian, dapat dihindari pula adanya tindakan yang sewenang-wenang
atau otoriter dari kepala sekolah, dan sebaliknya dapat diciptakan adanya
suasana yang demokratis didalam menjalankan roda sekolah itu.
Faktor-faktor
yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun organisasi Sekolah Sebenarnya pedoman
untuk menyusun organisasi sekolah yang baik tidak mudah ditentukan. Perbedaan
sekolah yang satu dengan yang lainnya adalah salah satu penyebab kesulitan itu.
Tetapi adalah sangat mungkin apabila sekolah yang sejenis mempunyai organisasi
yang sama atau seragam dalam hal struktur atau susunannya. Beberapa faktor yang
mempengaruhi perbedaan organisasi sekolah anatara lain sebagai berikut:
a.
Tingkat
Sekolah
Kita
ketahui bahwa berdasar tingkatannya sekolah-sekolah yang ada dinegara kita ini
dapat dibedakan atas Sekolah Dasar (SD), Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP),
Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA), dan Perguruan Tinggi.
b.
Jenis
Sekolah
Berdasarkan jenis sekolah kita
membedakan ada sekolah umum dan sekolah jurusan. Sekolah umum adalah
sekolah-sekolah yang progam pendidikannya bersifat umum dan bertujuan terutama
untuk memberikan bekal pengetahuan dan kecakapan untuk melanjutka studi
ketingkat yang lebih tinggi lagi. Sedangkan yang dimaksud sekolah kejuruan
adalah sekolah-sekolah yang progam pendidikannya mengarah pada pemberian bekal
kecakapan atau keterampilan khusus agar setelah selesai studinya anak didik
dapat langsung memasuki dunia kerja.
c.
Besar
Kecilnya Sekolah
Sekolah yang besar tentu memiliki
jumlah murid, jumlah kelas, jumlah tenaga guru dan karyawan / pegawai serta
fasilitas yang memadai. Sekolah yang kecil adalah sekolah yang cukup memenuhi
syarat minimal dari ketentuan yang berlaku.
d.
Letak dan
Lingkungan Sekolah
Berdasar letak dan lingkungannya,
sekolah-sekolah kita diseluruh tanah air ini dengan menunjukkanperbedaan
situasi, kondisi dan sifat-sifat lingkungannya. Letak sebuah Sekolah Dasar yang
ada didaerah pedesaan akan mempengaruhi kegiatan sekolah tersebut berbeda
dengan Sekolah Dasar yang ada dikota. Secara teoritis, organisasi sekolah dalam
menyelenggarakan programnya terlebih dahulu menyusun tujuan dengan baik yang
penerapannya dilakukan secara efektif dan efisien dalam proses belajar mengajar
(PBM). Keefektifan organisasi sekolah tergantung pada rancangan organisasi dan
pelaksanaan fungsi komponen organisasi yang meliputi proses pengelolaan
informasi, partisipasi, pelaksanaan tugas pokok organisasi, perencanaan,
pengorganisasian penggerakan dan pengendalian. Kepala sekolah memiliki peranan
yang sangat kuat dalam mengkoordinasikan, menggerakkan, dan menyerasikan semua
sumber daya pendidikan yang tersedia di sekolah. Kepemimpinan kepala sekolah
merupakan salah satu faktor yang dapat mendorong sekolah untuk dapat mewujudkan
visi, misi, tujuan dan sasaran sekolahnya melalui program-program yang
dilaksanakan secara terencana dan bertahap. Kepala sekolah dituntut mempunyai
kemampuan manajemen dan kepemimpinan yang memadai agar mampu mengambil
inisiatif dan prakarsa untuk meningkatkan mutu sekolah. Tentang sekolah efektif
menunjukkan bahwa peran kepala sekolah sedemikian penting untuk menjadikan
sebuah sekolah pada tingkatan yang efektif. Asumsinya adalah bahwa sekolah yang
baik akan selalu memiliki kepala sekolah yang baik, artinya kemampuan
profesional kepala sekolah dan kemauannya untuk bekerja keras dalam
memberdayakan seluruh potensi sumber daya sekolah menjadi jaminan keberhasilan
sebuah sekolah. Untuk lebih mengefektifkan pelaksanaan pekerjaannya dan dapat
mendayagunakan seluruh potensi sumber daya yang ada di sekolah maka kepala sekolah
harus memahami perannya.
e.
Struktur
Organisasi Sekolah
Struktur
Organisasi sekolah adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam
organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan
menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda
tersebut diintegrasikan (koordinasi) Berikut ini adalah pembagian tugas dan
contoh sebuah struktur organisasi sekolah disebuah Sekolah Menengah Atas.
Struktur ini disusun sedemikian rupa berdasarkan tujuan organisasi
(kelembagaan) yang berfokus pada visi sekolah mencapai tujuan pendidikan
nasional.
f.
Pembagian
Tugas
Kepala
Sekolah: bertugas memimpin dan mengkoordinasikan semua pelaksanaan rencana
kerja harian, mingguan, bulanan catur wulan dan tahunan. Mengadakan hubungan
dan kerjasama dengan pejabat-pejabat resmi setempat dalam usaha pembinaan
sekolah. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum, bertugas membuat perencanaan
dan mengkoordinasikan pembagian tugas guru-guru per catur wulan, merekap daya
serap dan target pencapaian kurikulum per catur wulan dan per tahun pelajaran,
serta segala kegiatan yang berhubungan dengan urusan kurikulum dan pengajaran
bidang intra-kurikuler. Wakil Kepala sekolah Bidang Kesiswaan, bertugas membuat
perencanaan penerimaan siswa baru kelas I, mutasi siswa kelas II dan III dan
pendaftaran ulang siswa. Membina dan membimbing OSIS (Organisasi Siswa Intra
Sekolah) dan mengkoordinasikan semua yang berkaitan dengan kegiatan siswa di
bidang ekstra-kurikuler. Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana
Pendidikan, bertugas mengkoordinasikan segala kegiatan yang berkaitan dengan
pengadaan, pemeliharaan dan penghapusan barang-barang inventaris/non inventaris
baik fisik maupun non-fisik milik sekolah. Kepala Tata Usaha, bertugas
mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan administrasi sekolah,
meliputi penyusunan program tahunan, kepegawaian, keuangan, pelaporan,
inventaris dan kesiswaan. Sekolah adalah sebuah organisasi yang di dalamnya
terdiri dari orang yang mengurus atau mengelola dan atau dikelola. Sekolah
dalam era privatisasi pendidikan sering juga disamakan dengan perusahaan
dengan kepala sekolah sebagai managernya. Dalam sebuah organisasi (mis :
sekolah ) disadari atau tidak, ada sebuah siklus yang terbentuk melalui proses
yang panjang. Siklus itu berupa antisipasi terhadap permasalahan yang muncul di
sekolah dan kepekaan terhadap problem atau error yang terjadi dalam proses
pelaksanaan kegiatan pendidikan di sekolah. Berbicara tentang kegiatan
pendidikan, di bawah ini beberapa pandangan dari para ahli tentang
bidang-bidang kegiatan yang menjadi wilayah garapan manajemen pendidikan.
Ngalim Purwanto (1986) mengelompokkannya ke dalam tiga bidang garapan yaitu :
1.
Administrasi material, yaitu
kegiatan yang menyangkut bidang-bidang materi/ benda-benda, seperti
ketatausahaan sekolah, administrasi keuangan, gedung dan alat-alat perlengkapan
sekolah dan lain-lain.
2.
Administrasi personal, mencakup di
dalamnya administrasi personal guru dan pegawai sekolah, juga administrasi
murid. Dalam hal ini masalah kepemimpinan dan supervisi atau kepengawasan
memegang peranan yang sangat penting.
3.
Administrasi kurikulum, seperti
tugas mengajar guru-guru, penyusunan sylabus atau rencana pengajaran tahunan,
persiapan harian dan mingguan dan sebagainya.
Sementara itu, Thomas J.
Sergiovani sebagimana dikutip oleh Uhar Suharsaputra (2002) mengemukakan
delapan bidang administrasi pendidikan, mencakup :
a. Instruction and curriculum
development
b. Pupil personnel
c. Community school leadership
d. Staff personnel
e. School plant
f. School
trasportation
g. Organization and structure dan
h. School finance and business management
Di
lain pihak, Direktorat Pendidikan Menengah Umum Depdiknas (1999) telah
menerbitkan buku Panduan Manajemen Sekolah, yang didalamnya mengetengahkan
bidang-bidang kegiatan manajemen pendidikan, meliputi:
a. Manajemen
kurikulum
b. Manajemen
personalia
c. Manajemen
kesiswaan
d. Manajemen
keuangan
f. Manajemen
perawatan preventif sarana dan prasarana sekolah
Dari
beberapa pendapat di atas, agaknya yang perlu digarisbawahi yaitu mengenai
bidang administrasi pendidikan yang dikemukakan oleh Thomas J. Sergiovani.
Dalam konteks pendidikan di Indonesia saat ini, pandangan Thomas J.
Sergiovani kiranya belum sepenuhnya dapat dilaksanakan, terutama dalam bidang
school transportation dan business management. Dengan alasan tertentu,
kebijakan umum pendidikan nasional belum dapat menjangkau ke arah sana. Kendati
demikian, dalam kerangka peningkatkan mutu pendidikan, ke depannya pemikiran
ini sangat menarik untuk diterapkan menjadi kebijakan pendidikan di Indonesia.
Merujuk kepada kebijakan Direktorat Pendidikan Menengah Umum Depdiknas dalam
buku Panduan Manajemen Sekolah, berikut ini akan diuraikan secara ringkas
tentang bidang-bidang kegiatan pendidikan di sekolah, yang mencakup :
a. Manajemen kurikulum
b. Manajemen Kesiswaan
c. Manajemen personalia
d. Manajemen keuangan
e. Manajemen perawatan preventif sarana dan
prasana sekolah
D.
JOB
DESCRIPTION
Dalam kajian di atas nampak bahwa
dalam sebuah sekolah terdiri dari berbagai bagian-bagian yang keseluruhannya
memerlukan pengaturan dan uraian pekerjaan dimasing-masing bagian tersebut,
oleh karenanya diperlukan uraian kerja masing masing. Job description (uraian
pekerjaan) merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi
penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan pekerjaan yang
satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian pekerjaan tersebut disusun
dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh
setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi.
Pada hakikatnya, uraian pekerjaan
merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu
pekerjaan dijelaskan dan diberikan batasan. Informasi dasar dan penting
mengenai jabatan ini diperlukan oleh banyak pihak, mulai dari pemegang jabatan
(agar ia mengerti apa yang dituntut dari jabatan tersebut), perekrut (agar
mengerti orang seperti apa yang sesuai untuk mengisinya), atasan (supaya
memahami apa yang ia tuntut dari pekerjaan bawahannya dan menjadi dasar yang
objektif untuk mengkomunikasikan ekspektasi organisasi terhadap bawahannya,
serta dasar untuk pengukuran kinerja), hingga bagi pengelola pelatihan (agar
mengerti kompetensi apa yang perlu dimiliki oleh setiap pemegang jabatan).
Penyusunan uraian jabatan harus
dilakukan dengan baik agar mudah dimengerti. Untuk itulah diperlukan suatu
proses yang terstruktur pula,yangdikenaldengananalisisjabatan. Analisa jabatan
adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurnya ke
dalam format yang memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan
tersebut. Ada 3 tahap penting dalam proses analisis jabatan, yaitu
a. Mengumpulkan
informasi,
b. Menganalisis
dan mengelola informasi jabatan, dan
c. Menyusun
informasi jabatan dalam suatu format yang baku.
Analisis jabatan yang dilakukan dengan
baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat
dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi
jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi,
pelatihan). Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan
proses analisis jabatan. Pertama, proses analisis dilakukan untuk memahami apa
tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap
pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Dengan analisis ini, maka nantinya
uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau
aktivitas.
Kedua, yang dianalisis adalah jabatan,
bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan
tersebut. Ini penting untuk menghindari kebiasaan kita menganalisis jabatan
berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan
saat ini. Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut
berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini.
Ketiga, kondisi jabatan yang
dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah kondisi jabatan saat
ini berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi dan struktur
organisasi. Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di
banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-masing
atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini membuat
tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi.
Jika hal ini terjadi, maka akan mudah
untuk diperkirakan munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung
jawab antar jabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada
beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun. Juga
akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat
besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga
tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak masalah.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam job description (uraian
pekerjaan) diantaranya sebagai berikut :
a. Perumusan
fungsi, tugas atau kegiatan yang jelas dan tegas.
b. Penempatan
orang secara tepat yaitu atas dasar pertimbangan yang obyektif.
c. Kejelasan
dan ketegasan wewenang dan tanggung jawab.
d. Kejelasan pertanggung jawaban dari
masing-masing anggota seperti laporan kegiatan, keuangan dan lain-lain.
f. Membebaskan
pucuk pimpinan (top management)
a.
Fungsi Job
Description
Job description itu sangat berguna, baik
bagi sekolah maupun karyawan / pegawainya. Job description yang benar, yaitu
sesuai dengan kenyataan, biasanya dapat digunakan oleh perusahaan untuk
pengembangan bisnis. Hitungan beban kerja, dari struktur dan desain perusahaan
bisa menentukan perampingan atau pengembangan jabatannya yang nantinya
berpengaruh pada sistem penggajian. Selain itu, sekolah juga bisa memiliki
pijakan untuk mencari calon karyawan / pegawai yang tepat, penentuan bentuk
training, evaluasi kinerja dan alur promosi. Biasanya isi spesifikasi personal
dari job description akan berisi tuntutan pendidikan, pengetahuan, keterampilan
dan lamanya pengalaman kerja, untuk dicantumkan dalam iklan lowongan kerja atau
digunakan untuk mengetahui training apa yang harus diberikan.
b.
Manfaat
Untuk Karyawan / pegawai / Unit Kerja
Seorang karyawan / pegawai tentu akan mendapatkan banyak
manfaat dari job description. Bahkan, dari nama posisi, seorang karyawan /
pegawai juga dapat mengetahui batas wewenang supaya tidak tumpang tindih dengan
rekannya. Lalu job description juga berisi tentang tujuan pekerjaan. Karyawan /
pegawai juga perlu tahu tugas utama dan tugas tambahan yang perlu dilakukan.
Jangan sampai karena merasa sudah menjadi manajer, lalu tidak mau lagi membantu
pekerjaan bawahannya.
Setelah menyelesaikan tugas utama dan tugas
tambahan, karyawan / pegawai juga dapat memperoleh gambaran nyata tentang
output kerjanya sendiri atau melihat prestasi yang dicapai. Biasanya evaluasi
kinerja yang dilakukan tahunan oleh perusahaan juga didasarkan pada tingkat
keberhasilan karyawan / pegawai dalam menyelesaikan tugas yang tergambar dalam
job description. Adapun untuk pengetahuan karyawan / pegawai yang baru menjabat
suatu posisi, job description yang lengkap akan memuat alur koordinasi dan
struktur pembagian wewenang, alat kerja yang boleh digunakan dan lokasi
kerjanya. Tentu saja hal ideal untuk mendapatkan job description yang lengkap
dan sesuai dengan kondisi kenyataan, tidak begitu saja mudah diperoleh.
Perusahaan
perlu mengadakan proses analisa jabatan. Bahkan jika perlu dapat mengundang
konsultan eksternal untuk membantu membuat job description yang baik. Proses
pembuatan job description dapat dilakukan memalui interviu kepada segenap
karyawan / pegawai untuk melihat beban kerja yang aktual. Perubahan job
description harus segera dilakukan untuk mengikuti perubahan dinamika
organisasi yang berkembang dengan cepat.
BAB III
PEMBAHASAN MASALAH
A.
PERLUNYA
JOB DESCRIPTION DALAM ORGANISASI SEKOLAH
Tidak
dapat dipungkiri bahwa di lingkungan sekolah adalah lingkungan orang-orang yang
memiliki sumber daya manusia yang cukup dalam bidang masing-masing, namun tidak
dapat dielakkan juga kenyataan bahwa dengan perbedaan latar belakang
pengetahuan dan disiplin ilmu tersebut mengakibatkan lingkungan sekolah rentan
dengan konflik yang tidak perlu, ini sebuah bisa saja diakibatkan oleh mis
manajemen, oleh karenanya sangatlah tepat pengertian manajemen sumberdaya
manusia yang disampaikan oleh Melayu SP. Hasibuan yang mendefinisikan bahwa
manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan
peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan
perusahaan, karyawan / pegawai dan masyarakat. Pengertian di atas memberikan
petunjuk bahwa dalam manajemen sumber daya manusia di sekolah dibutuhkan seni
dalam mengatur dan mengelola sumber daya manusia ini dikarenakan bahwa
sumber daya manusia yang memiliki perbedaan-perbedaan meskipun memiliki latar
belakang spesialisasi ilmu yang sama terlebih jika berangkat dari spesialisasi
dan latar belakang disiplin limu yang berbeda. Sebagai ilustrasi bahwa
pemberian perintah kepada dua orang dengan perintah yang sama dan penyampaian
yang sama akan dapat ditafsirkan berbeda oleh dua orang tersebut menurut
tingkat pemikiran dan kehalusan perasaan masing-masing dan hal ini tentunya
akan sangat berpengaruh dalam mencapai tujuan organisasi sekolah tersebut.
Oleh
karenanya maka benar bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan seni dan
sekaligus ilmu, karena itu menuntut bagaimana kita dapat melakukan suatu
pengelolaan dengan cara yang dapat diterima oleh semua orang dengan pemahaman
yang diharapkan sama sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif
dan efisien Kenyataan ini menguatkan bahwa dalam sebuah organisasi sekolah yang
didalamnya terdapat berbagai tugas manajemen, diantaranya manajemen kurikulum,
manajemen kesiswaan, manajemen
personalia, manajemen keuangan dan manajemen perawatan preventif sarana dan
prasana sekolah harus dapat mmemastikan bahwa pembagian tugas dapat
terdistribusi dengan baik Karena job description (uraian
pekerjaan) adalah sebagai dokumen formal organisasi sekolah yang memuat uraian
kerja maka ini menjadi sangat perlu adanya karena ini juga dapat dijadikan
sebagai dokumen kontrol pelaksanaan pekerjaan bagi masing-masing karyawan /
pegawai sehingga tidak terjadi tumpang tindih tugas dari masing-masing pegawai,
yang sekaligus juga dapat dijadikan sebagai kontrol keberhasilan pekerjaan
kayawan atau pegawai tersebut.Selain itu, bagi organisasi sekolah sendiri ini
dapat dijadikan sebagai pegangan apabila terjadi rolling atau mutasi pegawai
sehingga pegawai baru dapat melaksanakan tugasnya dengan mudah.
Mengingat
manfaat dari job description, baik bagi perusahaan maupun karyawan /
pegawainya. Job description yang benar, yaitu sesuai dengan kenyataan, biasanya
dapat digunakan oleh perusahaan untuk pengembangan sekolah . Hitungan beban
kerja, dari struktur dan desain organisasi sekolah bisa menentukan perampingan
atau pengembangan jabatannya yang nantinya berpengaruh pada sistem penggajian.
Selain itu, sekolah juga bisa memiliki pijakan untuk mencari calon karyawan /
pegawai yang tepat, penentuan bentuk training, evaluasi kinerja dan alur
promosi. Biasanya isi spesifikasi personal dari job description akan berisi
tuntutan pendidikan, pengetahuan, keterampilan dan lamanya pengalaman kerja,
untuk dicantumkan dalam iklan lowongan kerja atau digunakan untuk mengetahui
training apa yang harus diberikan. Manfaat untuk Karyawan / pegawai unit kerja
seorang karyawan / pegawai tentu akan mendapatkan banyak manfaat dari job
description. Bahkan, dari nama posisi, seorang karyawan / pegawai juga dapat
mengetahui batas wewenang supaya tidak tumpang tindih dengan rekannya.
Lalu
job description juga berisi tentang tujuan pekerjaan. Karyawan / pegawai juga
perlu tahu tugas utama dan tugas tambahan yang perlu dilakukan. Jangan sampai
karena merasa sudah menjadi manajer, lalu tidak mau lagi membantu pekerjaan
bawahannya. Setelah menyelesaikan tugas utama dan tugas tambahan, karyawan /
pegawai juga dapat memperoleh gambaran nyata tentang output kerjanya sendiri
atau melihat prestasi yang dicapai. Biasanya evaluasi kinerja yang dilakukan
tahunan oleh perusahaan juga didasarkan pada tingkat keberhasilan karyawan /
pegawai dalam menyelesaikan tugas yang tergambar dalam job description Adapun
untuk pengetahuan karyawan / pegawai yang baru menjabat suatu posisi, job
description yang lengkap akan memuat alur koordinasi dan struktur pembagian
wewenang, alat kerja yang boleh digunakan dan lokasi kerjanya. Semua gambaran
ini memperjelas bahwa job deskription dalam sebuah sekolah sanat diperlukan
adanya, oleh karenanya pihak sekolah harus benar-benar memperhatikan dan
merumuskan dengan baik tentang uraian pekerjaan sesuai dengan tujuan yang
diinginkan, serta selalu terbuka dengan pengaruh perkembangan teknologi
sehingga dapat menyesuaikan diri dengan arus globalisasi di era teknologi yang
lebih pesat sekarang ini.
BAB III
PENUTUP
A.
KESIMPULAN
1.
Keberhasilan suatu perusahan atau
organisasi dalam mencapai tujuan yang diharapkan sangat bergantung bagaimana
perusahan atau organisasi tersebut memanaj sumber daya manusia yang ada
didalamnya, karena sumber daya manusia merupakan asset yang begitu penting
dalam suatu organisasi
2.
Sekolah sebagai sebuah organisasi
akan dapat menjalankan fungsinya sesuai dengan keinginan dan harapan
untuk mencapai tujuannya hanya dapat dilakukan dengan memanaj sumber daya
manusia yang ada disekolah tersebut, dengan pengaturan yang proporsional
melalui pembagian tugas yang bersifat the right man on the right job
berdasarkan job description yang jelas, sehingga tidak menimbulkan tumpang
tindih pekerjaan.
3.
Job deskription dalam organisasi
sekolah mutlak adanya dalam rangka efektif dan efisiennya penggunaan sumber
daya manusia di sekolah sebagai pedoman kerja bagi masing-masing personal.
B.
SARAN
1.
Disarankan kepada sekolah-sekolah
untuk dapat merumuskan uraian pekerjaan (job description) dengan jelas
agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan antar pegawai sehingga pelaksanaan tugas
masing-masing personil menjadi lebih efektif
2.
Disarankan kepada sekolah-sekolah
untuk senantiasa meningkatkan sumber daya manusia yang ada dilingkungannya
seiring dengan perkembangan dan kemajuan teknologi, dan senantiasa melakukan
perubahan dan penyesuaian job desciption sesuai dengan tuntutan perubahan
tersebut serta berpedoman pada tujuan organisasi
DAFTAR PUSTAKA
Suryosubroto B, Drs. (2004). Manajemen
Pendidikan di Sekolah, PT. Rineka Cipta : Jakarta Prabu
Mangkunegara. A.A Anwar. (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan,
PT. Remaja Rosda Karya : Bandung http://artikelrande.blogspot.com/2010/07/manajemen-pedidikan.html http://www.scribd.com/doc/21606903/MAKALAH-Manajemen Sumber Daya Manusiahttp://fajri89.blogspot.com/2010/03/tugas-kelompok-organisasi-sekolah.html http://akhmadsudrajat.wordpress.com/2008/11/05/kumpulan-makalah-dan-artikel-manajemen-pendidikan/
Sumber : http://hamidmitho.wordpress.com/2011/06/07/perlunya-job-description-dan-sebuah-organisasi-sekolah/
0 komentar:
Posting Komentar